Nachfolgende Tipps stellen grundlegende und weitgehend bekannte Regeln bei der Fahrtenbuchführung dar und sollen Ihnen die wesentlichen Fragen rund um die Fahrtenbuchführung beantworten.
Grundsätzlich gelten für beide Formen der Fahrtenbuchführung größtenteils dieselben Regeln. Während Sie sich beim papiergeführten Fahrtenbuch stets selbst disziplinieren und alle vorgegebenen Richtlinien einhalten müssen, ist das elektronische Fahrtenbuch dazu verpflichtet, mithilfe technischer Maßnahmen die Einhaltung einiger Richtlinien wie z.B. die 7 Tage Frist sicherzustellen.
Der Vorteil beim elektronischen Fahrtenbuch dürfte darin liegen, dass die Aufzeichnung bei Fahrtbeginn und Fahrtende inklusive der grundlegenden Informationen wie Kilometerstand und Standort vollautomatisch erfolgen und somit keine Fahrten in Vergessenheit geraten.
Für beide Formen der Fahrtenbuchführung gelten hingegen dieselben, inhaltlichen Anforderungen, die in §8 Absatz 2 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) definiert sind. Nur wenn diese erfüllt sind, kommt das Fahrtenbuch zur Einreichung bei Steuerbehörden in Frage.
Auch wenn bei der papiergebundenen oder elektronischen Fahrtenbuchführung die Anforderungen aus §8 Absatz 2 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) erfüllt sind und das Fahrtenbuch zur Einreichung bei Steuerbehörden akzeptiert wird, hängt die schlußendliche Anerkennung durch die Steuerbehörde von der Korrektheit der durch Sie hinterlegten, zusätzlichen Informationen über die betrieblichen Zwecke der Fahrten und vorallem dem Wahrheitsgehalt dieser ab.
Ist das Fahrtenbuch ordentlich Ihrer individuellen Steuersituation nach korrekt geführt und sind die im Fahrtenbuch erfolgten Angaben deckungsgleich mit etwaigen Belegen Ihrer Buchhaltung, steht einer Anerkennung des Fahrtenbuchs in der Regel nichts im Wege. Die Anerkennung selbst spricht in diesem Falle ausschließlich die für Sie zuständige Steuerbehörde aus.
Sämtliche Angaben auf dieser Seite sind unverbindlich und können von Steuersituation zu Steuersituation abweichen. Wir bemühen uns die Inhalte dieser Seite stets aktuell zu halten, haften jedoch nicht für etwaig veraltete oder falsche Angaben.
Bitte haben Sie Verständnis, dass die steuerrechtliche Beratung nicht Bestandteil Ihres FLEETIZE-Produktes ist und wir Sie ausschließlich in der funktionalen Bedienung Ihres elektronischen Fahrtenbuchs von FLEETIZE beraten können.
Sprechen Sie vor der Nutzung eines Fahrtenbuchs Ihren Steuerberater an und lassen Sie sich für Ihre individuelle Steuersituation beraten.
Die steuerlichen Aufbewahrungspflichten sind in §147 Abgabenordnung (AO) geregelt. Da das Fahrtenbuch in die Kategorie der Buch- und Belegführung fällt, gilt auch für dieses die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dabei sind Sie als Steuerpflichtiger verpflichtet, die Aufbewahrung der Fahrtenbücher sicherzustellen.
Sollten Sie zur Aufbewahrung Ihrer Dokumente einen Dienstleister beauftragt haben (z.B. die DATEV), ist auch sicherzustellen, was im Falle einer Insolvenz des Dienstleisters geschieht. Sollte dies nicht geregelt sein, haften Sie persönlich für etwaige Steuerrückzahlungen die aufgrund eines Verlustes der Fahrtenbücher eintreten.
Die Fleetize GmbH bietet zum jetzigen Zeitpunkt keine Übernahme von Aufbewahrungspflichten an, sodass Sie für den regelmäßigen Download und Archivierung Ihrer Fahrtenbücher selbst verantwortlich sind. Berücksichtigen Sie hierbei bitte die Speicherfristen Ihres jeweils gebuchten Tarifes.
Wann Ihr Fahrtenbuch exportiert und dem Finanzamt zu übermitteln ist, hängt von Ihrer jeweiligen Steuersituation ab. Dies kann frühestens zum Ablauf des jeweiligen Monats, spätestens zum Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres der Fall sein. Sprechen Sie in jedem Falle Ihren Steuerberater an, wann dies zu erfolgen ist und berücksichtigen Sie dabei die Speicherfristen Ihres jeweils gebuchten FLEETIZE-Tarifes
Eingereicht werden muss in jedem Falle der Export-Typ "finananzamtskonformes Fahrtenbuch". Dieser entspricht den Anforderungen an ein ordentliches Fahrtenbuch nach dem Einkommenssteuergesetzes §8 Absatz 2. Darüber hinaus bieten wir Ihnen weitere Export-Typen an, die Sie bei Bedarf ebenfalls herunterladen können.
Wir empfehlen Ihnen das finanzamtskonforme Fahrtenbuch monatlich zu exportieren und Ihrer Buchhaltung beizulegen, um etwaige Verluste vorzubeugen.
In Einzelfällen kann es sein, dass ein Buchprüfung eine auswertbare Datei einfordert, um eine Prüfung beschleunigen zu können. Ob eine rechtliche Pflicht hierzu besteht, ist unklar. Wir empfehlen dennoch den optionalen CSV-Excel-Export Ihres Fahrtenbuchs ebenfalls monatlich zu exportieren.
Das elektronische Fahrtenbuch ermittelt immer die Anschrift an der exakten GPS-Koordinate basierend auf dem genutzten Kartenmaterial. Dabei ist es aufgrund von Toleranzen in der Empfangsqualiät und Abweichungen im Kartenmaterial nicht immer möglich, die exakte Hausnummer zu ermitteln. Auch ist es vermutlich eher selten, dass Sie stets einen Parkplatz direkt vor der Haustüre Ihres Kunden bekommen. Das ist aber auch nicht notwendig, da die Ankunftsadresse lediglich der geographischen Zuordnung und der Plausibilitätsprüfung der angegebenen Fahrtdistanz dient.
Was an diesem Ort betriebliches stattfand, sollte spätestens aus dem Fahrtzweck hervorgehen. Die abweichende Zieladresse (z.B. die Parallelstraße) ist für die Pflege der Fahrt nicht ausschlaggebend, soweit diese nicht aufgrund einer technischen Störung geogprahisch völlig falsch ist.
Sollte es dennoch erforderlich sein, dass stets die exakte Anschrift ausgewiesen ist, haben Sie immer die Möglichkeit, den Eintrag entsprechend manuell zu verändern. Achten Sie dabei auf die Änderungshistorie, welche bei Änderung bestehender Informationen immer mitgeschrieben wird. Dies soll Missbrauch vorbeugen.
Alternativ können Sie auch die "Meine Orte"-Funktion nutzen, um wiederkehrende Orte automatisch zu pflegen und entsprechend den Straßennamen zu ersetzen.
Die hinterlegten Fahrttypen und -zwecke sind grundsätzlich auf die unmittelbare Strecke zwischen Abfahrts- und Ankunftsadreße anzuwenden. Das bedeutet, wenn Sie von Ihrem Büro zum Kunden fahren, kann diese Fahrt nur dann als "geschäftlich" geltend gemacht werden, wenn diese ohne Umwege erfolgt. Während ein notwendiger Umweg (bspw. aufgrund einer Straßensperrung oder Baustelle) mit einem Vermerk im Fahrtzweck versehen werden kann, sollte ein Umweg aus anderen Gründen (Einkauf, Tanken, etc.) als separate Fahrt dokumentiert werden. Erfolgt der Umweg inmitten der Fahrtstrecke, bietet sich der Typ "Mischfahrt" an. Dabei können Sie die zurückgelegte Strecke mittels Schiebereglern auf mehrere Fahrttypen verteilen. Um die richtige Verteilung der KM zu ermitteln, läßt sich z.B. Google Maps hinzuziehen. Hier ermitteln Sie bei der Routenplanung schnell und unkompliziert die Distanz, welche Sie auf direktem Wege zurückgelegt hätten.
Regelmäßige Fahrten von Zuhause zur Arbeitsstätte und zurück gelten aus Sicht des Finanzamts grundsätzlich als private Aktivität, können jedoch in der persönlichen Lohnsteuererklärung im Rahmen der Pendlerpauschale geltend gemacht werden.
Um diese Fahrten von anderen privaten Fahrten schnell differenzieren zu können, steht ihnen der Fahrttyp "Anfahrt" zur Verfügung. Dieser ermöglicht einen schnellen und bereits unterjährigen überblick des prozentualen Anteils Ihres Arbeitsweg.
Da lediglich der Einmalweg beansprucht werden kann, besprechen Sie mit Ihrem Steuerberater, ob Sie sowohl Hin- und Rückfahrten oder lediglich die Hinfahrt markieren sollen. Dies ist schlussendlich für die Berechnungsgrundlage im Rahmen der Steuererklärung relevant.
Als Betriebsfahrten sind eben jene Fahrten anzusehen, welche einen rein geschäftlichen Zweck verfolgen. Diese sind von Steuersituation zu Steuersituation unterschiedlich. Während es bei Vertretertätigkeiten bspw. Kundenbesuche oder Akquisefahrten sind, zählen bei Gastronomien auch schon die Einkaufsfahrten. Die geschäftlichen Fahrten sind dabei mit möglichst vielen Informationen zu befüllen, um die geschäftliche Natur der Fahrt zu belegen. Die Beschreibung der Tätigkeit selbst ("Kundenbesuch"/"Einkauf") kann dabei bspw. um den Ansprechpartner, den Kunden oder weitere ergänzt werden. Somit ist der Eintrag "Kundenbesuch zur Beratung Muster GmbH, Termin mit Herrn Mayer" außagekräftiger als der reine Eintrag "Kundenbesuch".
Eine Mischfahrt bietet sich immer dann an, wenn zwei unterschiedliche Fahrten, die sich in Typ oder Fahrtzweck unterscheiden, in eine Fahrtstrecke gefloßen und diese nicht klar trennbar sind. Dies kann zum Beispiel dann zustande kommen, wenn auf der direkten Route von A nach B ein Zwischenstopp C erfolgt ist. Dieser würde die regulär unmittelbare Strecke künstlich verlängern, was zu Rückfragen bei Kontrollen durch die Finanzbehörde führen kann. Hierzu können Sie die Schieberegler in der "Mischfahrt"-Funktion verwenden und die regulär zu fahrende Distanz separat abbilden.
In Einzelfällen kann es vorkommen, dass eine Buchprüfung eine auswertbare Datei einfordert, um die Buchprüfung zu beschleunigen. Ob sie rechtlich dazu verpflichtet sind, diese bereitzustellen, ist unklar. Wir empfehlen dennoch, für eine etwaige Rückfrage gewapnnet zu sein.
Neben dem finanzamtskonformen Fahrtenbuch-Export finden Sie auch einen CSV-/Excel-Export in Ihrer FLEETIZE-App. Laden Sie diese Datei ebenfalls regelmäßig herunter und legen diese in Ihre Buchhaltung.
Grundsätzlich werden Fahrtenbücher abgelehnt, wenn die vorgegebene Form nach §8 Absatz 2 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) nicht erfüllt wurde. Nachfolgend ein paar Beispiele hierzu:
Beim Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs sind viele der obigen Themen technisch sichergestellt. Schlussendlich ist Erfahrungsgemäß eine unzureichende Pflege von Betriebsfahrten oder fehlerhafte Angaben im Fahrtenbuch der häufigste Grund einer Ablehnung des Fahrtenbuchs.
Um sicherzustellen, dass Ihr Fahrtenbuch anerkannt wird, ist zu empfehlen, auch automatisch erfasste Informationen wie Straßennamen und Distanzen stets zu überprüfen und etwaige Fehler zeitnah zu melden. Nur so kann sichergestellt werden, dass eine technische Störung erkannt und behoben werden kann.
Sollten Sie vergessen, eine Fahrt zu pflegen, haben Sie insgesamt 7 Tage Zeit, dies nachzuholen. Sollten Sie auch diese Frist verpassen, wird die Fahrt im Ausgangszustand festgeschrieben und ist nicht mehr veränderbar.
Bitte sehen Sie von etwaigen Anfragen an die FLEETIZE-Kundenbetreuung ab, da auch diese die technischen Barrieren nicht umgehen können. Die Wahrung der Finanzamtskonformität von FLEETIZE-Produkten ist in Ihrem und im Sinne aller anderen Anwender und wird somit im Rahmen der Kundenbetreuung strikt befolgt.
Um die Konformität Ihres Fahrtenbuchs auch im Falle einer vergessenen Fahrt zu gewährleisten, werden neue Fahrten initial immer als Privatfahrt erfasst. Im Falle einer eigentlich betrieblich veranlassten Fahrt gerät der entsprechende betriebliche Anteil somit zwar in Verlust, allerdings kann auf diese Weise eine vergessen Fahrt keinen negativen Einfluss auf die Konformität Ihres Fahrtenbuchs haben.
Bitte stellen Sie im Falle der Fremdnutzung Ihres Fahrzeuges somit sicher, die Fahrten innerhalb der 7 Tage Frist zu pflegen, oder geben Sie dem Fahrer Zugriff auf das Fahrtenbuch, damit dieser die Fahrten pflegen kann.
Ein Tipp: Sollten Sie doch einmal eine Fahrt vergessen und es sich um eine relevante Distanz handeln, kann es in Einzelfällen möglich sein, eine handschriftlich erfasste Notizen Ihrem Fahrtenbuch beizulegen. Besprechen Sie dies jedoch mit Ihrem Steuerberater.
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