Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung - ein Thema, das viele Unternehmen in Deutschland beschäftigt. Insbesondere seit der Europäische Gerichtshof im Mai 2019 eine verpflichtende Arbeitszeiterfassung in allen Mitgliedstaaten anmahnte und dieses Urteil durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 (1 ABR 22/21) endgültig bestätigt wurde, sind alle Arbeitgeber in Deutschland nun dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Leider kommen viele Unternehmen dieser Verpflichtung nicht nach. Mehr dazu finden Sie in diesem Blogbeitrag.
Aktuelle Umsetzung in der Praxis
Seit September 2022 ist es bestätigt! Unternehmen stehen ab jetzt tatsächlich in der gesetzlichen Verantwortung die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Trotz Verpflichtung reflektiert die Realität jedoch ein anderes Bild - aktuell kommen viele Unternehmen in Deutschland dieser Anforderung noch nicht nach. Laut einer aktuellen Umfrage mit 3000 Beteiligten von MeineStadt.de können 17,8 Prozent der befragten Fachkräfte ihre Arbeitszeit noch nicht erfassen. Vollzeitangestellte liegen bei 16,3 Prozent, Teilzeitkräfte haben einen noch höheren Anteil von 21,8 Prozent.
Zusätzlich lässt sich aus den Daten ein deutlicher Unterschied je nach Unternehmensgröße herausfiltern. Haben Firmen weniger als 50 Mitarbeiter, liegt der Durchschnitt der Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit nicht erfassen können, bei hohen 28,1 Prozent. Diese Zahl bei großen Unternehmen mit über 500 Angestellten bei 13 Prozent.
Hieraus lässt sich erkennen, dass die Einhaltung rechtlicher Vorgaben umso geringer ausfällt, je kleiner ein Unternehmen ist.
Problematiken in der Arbeitszeiterfassung
Wieso die Gesetzlage aktuell noch eher schleppend durchgesetzt wird, liegt unter anderem an der aktuellen Umsetzung. Derzeit gibt es kaum Konkretisierungen, wie genau die Pflicht realisiert werden muss. Von der Politik wurde das Problem bereits erkannt und an Nachbesserungen wird aktiv gearbeitet, Resultate lassen jedoch auf sich warten. Dabei gibt es genügend Möglichkeiten zur Erfassung. Die beliebteste ist laut Umfrage mit 54,6 Prozent die elektronische Erfassung. Hierbei werden Tracking-Tools oder digitale Stempeluhren eingesetzt. Aber auch die etwas in die Jahre gekommenen manuellen Methoden werden weiterhin, wenn auch seltener, genutzt. Dazu zählen Papier-Systeme oder Excel-Tabellen, die aktuell von immer noch 27,6 Prozent der Angestellten verwendet werden.
Zusätzlich werden die unterschiedlichen Prioritäten und Bedürfnisse von Unternehmen deutlich. Experten äußern stark abweichende Meinungen: Einige halten die derzeitigen Regelungen für zu streng, während andere daran festhalten, dass diese noch nicht weit genug gehen.
Oft stehen folgende Themen im Mittelpunkt der Diskussion:
- Bürokratische Belastung für Arbeitgeber
- Erhalt der Vertrauensarbeitszeit
- Höchstarbeitszeiten
- Machbarkeit
- Genauigkeit und Sicherheit einer potenziellen Umsetzung in der Praxis
Was passiert, wenn gegen die Regelungen verstoßen werden?
Wird gegen § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verstoßen, ist die Strafe nicht immer mit einem unmittelbaren Bußgeld verknüpft. Sollte jedoch die Arbeitsschutzbehörde eine Anordnung erlassen, zum Beispiel zur Arbeitszeiterfassung, und der Arbeitgeber auch gegen diese verstößt, wird hiermit im Regelfall eine Ordnungswidrigkeit begangen. Für diese kann mit einem Bußgeld, je nach Schwere des Verstoßes, von bis zu 30.000 EUR geahndet werden. Wird vom Arbeitgeber zeitgleich auch gegen Vorschriften des ArbZG verstoßen, besonders mit Blick auf die Arbeitszeit, wird auch hier eine Ordnungswidrigkeit begangen.
Folgende Verstöße können geahndet werden:
- Beschäftigung übersteigt die zulässige Arbeitszeit.
- Vorgeschriebene Pausen werden nicht oder unzureichend gewährt.
- Die Mindestruhzeit wird nicht eingehalten / Kein Ausgleich bei verkürzter Ruhezeit.
- Beschäftigung eines Mitarbeiters an Sonn- oder Feiertagen entgegen den Vorschriften.
- Keine Garantie für mindestens 15 beschäftigungsfreie Sonntage im Jahr.
- Fehlende Aushänge von Gesetzen, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen.
- Missachtung von Anordnungen der Aufsichtsbehörde.
- Verweigerung des Zutritts zum Betrieb gegenüber der Aufsichtsbehörde.
Auch hier hängt die Höhe des Bußgeldes von der Schwere des Verstoßes sowie den Umständen ab. Zusätzlich ist wichtig zu beachten, dass Bußgelder häufig pro betroffenen Arbeitnehmer verhängt werden.
Die Zeiterfassung von FLEETIZE:
Um die Dokumentationspflichten der Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu erleichtern, wurde FLEETIZE-Zeit entwickelt. Dank digitaler Erfassung wird das Einhalten der gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien bezüglich Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden zum Kinderspiel. Auch die Urlaubsplanung wird revolutioniert: Dank Echtzeitdaten können Sie sofort planen, falls ein Mitarbeiter ausfällt. Das Einstempeln per Klick auf dem Smartphone oder am Desktop ermöglicht die Erfassung jederzeit und überall. FLEETIZE-Zeit eignet sich für Unternehmen jeder Größe, egal ob klein oder groß.
Mehr Informationen zur FLEETIZE Arbeitszeiterfassung finden Sie hier: FLEETIZE Zeit
Fazit:
Durch die neuen Gesetzgebungen stehen Unternehmen nun in der Verpflichtung, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Trotz klarer gesetzlicher Vorgaben, die seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts im September 2022 umzusetzen sind, zeigt die Befragung, dass viele Unternehmen den Anforderungen noch nicht ausreichend nachkommen. Insbesondere kleinere Unternehmen haben Schwierigkeiten bei der Einführung von Erfassungssystemen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Unter Anderem fehlt es von politischer Seite an konkreten Richtlinien wie die neue Regelung genau umgesetzt werden soll, zum anderen gibt es unterschiedliche Meinungen zur Praktikabilität und dem dabei entstehenden bürokratischen Aufwand. Um für die neuen Regulierungen bestens gewappnet zu sein, empfiehlt es sich, ein digitales System wie FLEETIZE-Zeit zu implementieren. Somit wird die Einhaltung der Anforderungen drastisch vereinfacht, und gleichzeitig wird bürokratischer Stress reduziert.
