In vielen Unternehmen ist die Fahrzeugflotte das wichtigste Arbeitswerkzeug zur Umsatzgenerierung. Deshalb stehen Unternehmer früher oder später vor der Frage, wie die Effizienz der Fahrzeugflotte ermittelt und optimiert werden kann. Ein GPS-Ortungsmodul bringt drastische Erleichterungen in das Fuhrparkmanagement, stellt das Unternehmen jedoch auch vor die Frage, ob und wie so ein System eingesetzt werden darf.
Fuhrparkmanagementsysteme helfen nicht nur Fahrzeuginformationen zentral zu verwalten und sich über fällige TÜV-Termine, UVV-Untersuchungen oder Führerscheinprüfungen benachrichtigen zu lassen, sondern mit einem entsprechenden GPS-Ortungsmodul auch zur Optimierung der Routenplanung, Auftragsdisposition und der Auftragsabrechnungen. So kann durch das Aufdecken von Schwachstellen und ausschöpfen von Potenzialen viel Zeit und Geld gespart werden. Aber auch die Fähigkeit zum zweifelsfreien Nachweis von erbrachten Leistungen oder der Beweisführung ungerechtfertigter Strafzettel sind Szenarien die schnell bewirken, dass der Suchbegriff "Fahrzeugortung" gegoogelt wird. Doch wie können solche technischen Helfer im Einklang mit der Rechtslage und dem Einverständnis der Mitarbeiter eingesetzt werden?
Was das Gesetz dazu sagt
Viele Unternehmer haben nicht nur Sorge, wie die Mitarbeiter auf den Einsatz von GPS-Ortungslösungen reagieren könnten, sondern auch wie die Rechtslage hierzu ist. Oft wird aus Angst und Unwissenheit auf die Potenziale solcher Lösungen verzichtet. Doch ist dies oft nicht notwendig.
Das Bundesdatenschutzgesetz sagt hierzu zwar, dass "..bei der Ortung mittels GPS-Signals hochgradig sensible, personenbezogene Daten und Informationen erhoben und gespeichert werden, die besonders geschützt werden müssen..", jedoch steht weiter in §32g des BDSG, dass "..ein System zur Bestimmung des geografischen Standortes dann genutzt werden darf, wenn dies
- a) zur Sicherheit des Beschäftigten oder
- b) zur Koordinierung des Einsatzes des Beschäftigten beiträgt..
"
In einfachen Worte gesagt: Entsprechende Lösungen dürfen zur Umsetzung des Geschäftszwecks eingesetzt werden, jedoch nicht zur Verhaltungsüberwachung einzelner Personen, insbesondere im privaten Umfeld.
Im Grunde sollten Sie sich also folgende Frage stellen:
Daumenregel
"Hilft uns die GPS-Ortung den Umsatz zu steigern?"
Eine mögliche Hilfe könnte die Ermittlung der Einsatzdauer Ihrer Service- oder Baufahrzeuge am Kundenstandort, das kurzfristige dirigieren von Servicetechnikern oder die Ermittlung der Laufleistung im Rahmen eines Leasingvertrages bedeuten. Beantworten Sie diese Frage mit Ja, sind Sie in der Regel nicht nur auf der sicheren Seite, sondern sollten sich auch dringend für eine entsprechende Lösung entscheiden.
Was sagt mein Mitarbeiter dazu?
Das wichtigste Fundament guter Arbeitsverhältnisse ist ein vertrauensvoller Umgang zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Deshalb sollten Fuhrparkmanagement-Systeme offen, ehrlich und gemeinsam mit der Belegschaft eingeführt werden. Es muss klar definiert sein, was der Grund und das Ziel für den Einsatz der GPS-Ortung sind. Hierfür eignet sich z.B. eine Teambesprechung in der Sie das einzusetzende System und die Hintergründe mit den Mitarbeitern besprechen. So vermeiden Sie Ablehnung, Missverständnisse und steigern die Akzeptanz Ihrer Belegschaft. Nur durch ein offenes Verhältnis können die vollen Potenziale aus Fuhrparkmanagementsystemen geschöpft werden.
Wichtig ist, dass die GPS-Ortung nur während der Arbeitszeit und nur bei Geschäftswagen erfolgen darf. Die Vernetzung eines privaten Fahrzeuges mit einem GPS-Modul ist grundsätzlich nicht gestattet. Ist für den Geschäftswagen eine Privatnutzung vereinbart worden, muss die Ortung ausserhalb der Arbeitszeiten deaktivierbar sein. Ist dies z.B. aufgrund eines lückenlos zu führenden elektronischen Fahrtenbuchs nicht möglich, sollten Sie sich eine Einverständniserklärung vom Mitarbeiter einholen.
Eine entsprechende Vorlage zur Einverständniserklärung haben wir Ihnen vorbereitet und im Downloadbereich bereitgestellt: https://www.fleetize.com/data/downloads/Einverstaendniserklaerung-B2B-Ortung.pdf
Unsere persönliche Meinung
Wir sind der Meinung, dass Unternehmen sich stets weiterentwickeln und neue Technologien zum Ausbau der Geschäftstätigkeiten einsetzen sollten um wettbewerbsfähig zu bleiben. Wir beobachten tagtäglich brach liegende Potenziale durch einen im Blindflug befindlichen Fuhrpark.
Deshalb betrachten wir die GPS-Fahrzeugortung in Kombination mit einem ordentlichen Fuhrparkmanagement als die "Buchhaltung des Fuhrparks": Nur durch diese ist es möglich zu identifizieren, ob die Fahrzeuge ökonomisch wie auch ökologisch ordentlich eingesetzt werden. Alleine schon das Bewusstsein für die hohen Fuhrparkkosten sollten Grund genug sein, diese als optimal investiert zu wissen.
Dementsprechend sollten alle Beteiligten diese Potenziale erkennen und im Sinne des Unternehmensfortbestand Hand in Hand gehen.
