Ob und wie Arbeitszeiten nun erfasst werden müssen, daran scheiden sich noch die Geister. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat zwar im Mai 2019 entschieden, dass Arbeitszeiten, inkl. Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende, vollständig erfasst werden müssen (Urteil vom 14.05.2019, Az. C-55/18), doch das Urteil wurde noch nicht in das nationale Recht überführt. Das bedeutet es gibt derzeit noch keine klaren Regelungen zur Arbeitszeiterfassung, auch im deutschen Arbeitsschutzgesetz. Das ändert allerdings nichts an der Beweispflicht, sollte es zu einem Rechtsstreit kommen.

Trotz Minusstunden keine Lohnkürzung

So auch in der aktuellen Rechtsprechung in Zürich: Hier hatte ein Arbeitnehmer 484 Minusstunden angesammelt und trotzdem jeden Monat seinen kompletten Lohn ausgezahlt bekommen. Als der Mitarbeiter dann aus dem Unternehmen ausschied, wollte der Arbeitgeber diese Minusstunden mit dem bereits bezahlten Lohn verrechnen. Das Gericht lehnte den Anspruch ab.

In den eingereichten Dokumenten war laut dem Gericht nicht eindeutig ersichtlich, wann der ehemalige Mitarbeiter zu wenig gearbeitet hat und wie sich somit diese Minusstunden anhäufen konnten. Der Arbeitgeber hätte die Arbeitszeiten ausreichend detailliert erfassen müssen, sodass bereits zum Ende jeden Monats genau ersichtlich gewesen wäre, wie die Anzahl der Minusstunden zu Stande kam.

So heißt es auch in § 16 „Aushang und Arbeitszeitnachweise“ des Arbeitsgesetz:

Wie das Nachrichtenmagazin ntv berichtete (Quelle 1), entschied das Finanzgericht Niedersachsen im Sinne eines Arbeitsnehmers im Streitfall mit der hiesigen Finanzbehörde. Diese veranschlagte rückwirkende Steuernachzahlungen, da Sie der Annahme war, das Fahrtenbuch sei unzureichend geführt worden.

Konkret nutzte der Arbeitnehmer bei der Pflege seines händisch geführten Fahrtenbuchs Abkürzungen für Kunden und gab Orte- oder Hotelnamen anstelle von Straßennamen an. Dies gefiel dem örtlichen Finanzamt nicht, genauso wie geringfügige Abweichungen zwischen dem Kilometerstand laut Fahrtenbuch, verglichen mit den Angaben aus dem Routenplaner. Kurzerhand wies die Finanzbehörde das Fahrtenbuch ab und veranschlagte rückwirkend die 1%-Regelung für das Fahrzeug. Dies erhöhte die Steuerlast des Arbeitsnehmers so sehr, dass sich dieser für den Rechtsweg entschied.

Einspruch des Arbeitnehmers war erfolgreich

Wie nun bekannt wurde, entschied das Finanzgericht rechtskräftig im Sinne des Arbeitnehmers (Quelle 2) und schließt sich damit auch an die höchstrichterliche Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes an (Quelle 3). Diese urteilte, dass die teilweise Verwendung von Abkürzungen für Kunden oder Ortenamen nicht automatisch zur Ablehnung des Fahrtenbuchs führen darf, solange diese entweder verständlich oder eindeutig nachvollziehbar sind. Tankstopps sind laut dem Richter nicht zu hinterlegen und die Abweichung im Kilometerstand ist zu tolerieren, soweit sich diese im Rahmen hielte.

Bitte nicht nachahmen

Auch wenn die Oberfinanzdirektion recht klare Vorgaben für die Führung eines Fahrtenbuches vorgibt und viele der vom Finanzamt des vorliegenden Falles kritisierten Punkte tatsächlich keine zwingende Erfordernis darstellen dürften (z.B. die Pflege von Tankstopps, eine 100% deckungsgleiche Kilometerstandsangabe, usw.) ist dennoch grundsätzlich zu empfehlen, das Fahrtenbuch so gründlich und gewissenhaft wie möglich zu führen.

Auch wenn das vorliegende Urteil eine gute Nachricht für einen etwaigen Streitfall darstellt, wäre es im Zweifel erforderlich, den Rechtsweg einzugehen. Dieser kostet viel Zeit und Geduld und kann durch ein paar zusätzlich Klicks vermieden werden.

Quellenangaben:
1) Artikel auf n-tv.de aufrufen
2) Niedersächsisches FG, Urteil vom 16.06.2021 - 9 K 276/19
3) BFH, Urteil v. 10.04.2008 - VI R 38/06 BStBl 2008 II S. 768

Der Bluetooth-Tracker

Diese Geräte werden nicht selten mit GPS-Ortungsgeräten verwechselt und dienen in der Grundidee demselben Zweck. Der Standortverfolgung bestimmter Objekte oder Lebewesen. Wie der Name schon sagt, setzt der Bluetooth-Tracker eine Bluetooth-Verbindung voraus – beispielsweise zum Smartphone des Eigentümers. In den meisten Fällen wird dann auch das GPS dieses Smartphones zur Standortermittlung des Wertgegenstandes oder des Haustieres genutzt. Befindet sich der Bluetooth-Tracker also außer Reichweite des Smartphones, ist eine Ortung nicht mehr möglich. Die Reichweite ist abhängig von der Geräteklasse:
Klasse 1 Geräte haben eine Reichweite bis zu 100 Meter, Klasse 2 Geräte bis zu 10 Meter und Klasse 3 Geräte reichen nur einen Meter weit.
Vorteile der Bluetooth-Tracker sind dabei der Preis, welcher sich im Normalfall auf eine einmalige Zahlung von unter 100 Euro beschränken. Folgekosten treten in der Regel nur hinsichtlich der Batterie auf, welche jedoch aufgrund des geringen Stromverbrauches eine recht lange Lebenszeit hat (abhängig der Datenübertragungsrate und -menge). Einige Geräte sind auch mit einem wiederaufladbaren Akku ausgestattet. Außerdem sind die Bluetooth-Tracker sehr klein und setzen auf ein schickes Design, um für den Endverbraucher attraktiv zu sein.
Der Nachteil bei Bluetooth-Trackern ist das diese nur geortet werden können, wenn sie sich innerhalb der Reichweite befinden. Dieser Nachteil wird durch andere Smartphone-Anwender mit denselben Bluetooth-Tracker kompensiert, indem deren Apps den Standort des eigenen Bluetooth-Trackers erfassen und an einen zentralen Server senden. Dies funktioniert nur so gut, wie flächendeckend die App des eigenen Bluetooth-Tracker Herstellers von anderen Anwendern genutzt wird.

Zu den bekanntesten Bluetooth-Trackern gehören: Tile (Tile Mate, Tile Slim, Tile Sticker), Musegear, Chipolo, Samsung Galaxy SmartTag oder auch das Apple AirTag. Beim AirTag gibt es jedoch einen spannenden Vorteil: Apple setzt auf ein eigenes Netzwerk aus den Apple-Geräten, in welchem sich die AirTags einwählen. Somit benötigt das eigene AirTag keine zwangsläufige Verbindung zum eigenen Apple-Gerät. Es genügt, wenn der AirTag in der Nähe eines fremden Apple-Gerätes ist. Das kann hilfreich sein, wenn man bspw. seinen Geldbeutel in einem Café hat liegen lassen und darin ein AirTag befindlich ist. Bei schnell und weit beweglichen Objekten ist hier jedoch nicht von einer lückenlosen Aufzeichnung auszugehen (bspw. im Fahrzeug). Auch wenn das Haustier in ein Waldstück rennt, ist ein AirTag vermutlich keine große Hilfe bei der Suche. So kompensiert Appel einen der wesentlichen Nachteile von Bluetooth-Trackern: Das fehlende Netzwerk.

Fazit: Bluetooth-Tracker eignen sich ideal für das Auffinden eines Schlüssels oder Geldbeutels, zum Beispiel innerhalb der Wohnung. In der Regel sieht man dabei auch nur den letzten bekannten Standort und keinen genauen Streckenverlauf.

Der GPS-Tracker

GPS-Tracker haben eine unbegrenzte Reichweite und können überall auf der Erde gefunden werden, wo GPS-Signale verfügbar sind. Hierzu sind gängige GPS-Tracker mit einem GSM-Modul ausgestattet, welches mit einer passenden SIM-Karte die Standortdaten live übermittelt. Solche Technologien gibt es beispielsweise auch in SOS-Trackern, die häufig von Senioren genutzt werden. Diese verfügen über eine Taste, die bei Druck einen Notruf mitsamt GPS-Standort absetzt.

Dabei unterscheiden sich die Modelle zusätzlich in reine SMS-GPS-Tracker, welche ausschließlich im Falle einer Aktion eine einzelne SMS mit dem aktuellen Standort an das eigene Smartphone senden und GPS-Trackern, die eine Datenverbindung aufbauen. So z.B. Fahrzeugortungssysteme, wie die von FLEETIZE, Vimcar, Webfleet und Co.. Bei diesen übermittelt der GPS-Tracker in einem bestimmten Intervall seinen Standort, wodurch eine lückenlose Ortung und Dokumentation des Bewegungsmusters ermöglich wird. So haben Unternehmen Einblick in das Einsatzverhalten des Fuhrparks. Entsprechend liegt hier jedoch ein deutlich höherer Stromverbrauch vor. Daher werden Fahrzeugtracker nicht selten direkt am Bordstrom angebunden. Entweder per einheitlicher Schnittstelle (OBD2, Zigarettenanzünder) oder direkt und fest verkabelt.

Da im GPS-Tracker deutlich mehr Technologie verbaut ist, sind diese Geräte wesentlich größer als ein Bluetooth-Tracker in Knopfgröße. Das wirkt sich zwar auch auf das handliche Design aus, aber setzt nun mal auch höhere Qualitätsstandards. Außerdem benötigen Nutzer einen Datentarif, der die Übertragung der Standortdaten ermöglicht. Bei den gängigen Anbietern, wie FLEETIZE und Vimcar ist dieser Service jedoch meist in der Abo-Pauschale enthalten. Dafür erhält man bei beiden Anbietern die Hardware ohne Einmalzahlung während der Vertragslaufzeit zur Verfügung gestellt.

Fazit: GPS-Fahrzeugortung hat den Weg für viele weitere Funktionen geebnet. Die vermutlich am weitesten verbreitete ist das elektronische Fahrtenbuch: Hier ist seit jeher eine lückenlose Aufzeichnung zwingend erforderlich, was mit der elektronischen Variante wesentlich komfortabler umzusetzen ist. Aber auch Verwaltungsthemen wie der rechtzeitige TÜV-Termin, nutzungsabhängige Prüfungen und Kostenerfassungen sind mithilfe einer GPS-Fahrzeugortung mit integriertem Fuhrparkmanagement eine Leichtigkeit!

Abschließend sei zu sagen, dass Bluetooth-Tracker wie das Apple AirTag oder Tile schick und für kleines Geld zu haben sind, jedoch diese keinen vollwertigen GPS-gestützten Tracker ersetzen können. Vor allem dann, wenn hochwertige Güter geortet werden sollen oder eine lückenlose Einsatzdokumentation (bspw. im Fuhrpark) benötigt wird.

Die Abschaltung der 3G-UMTS-Funkttechnologie in Deutschland kommt nicht überraschend: Es stehen immer weniger Übertragungs-Frequenzen zur Verfügung, sodass für den Ausbau modernerer Technologien wie 4G und 5G bereits belegte Frequenzen freigemacht werden müssen. Bereits viele Jahre diskutieren Experten allerdings darüber, welche der existierenden Funktechnologien hierzu abzuschalten seien. Hier fiel schlussendlich die Entscheidung zumindest in Deutschland auf das verhältnismäßig langsamere und schlechter abgedeckte 3G-UMTS-Netz.

Doch wieso wurde nicht das wesentlich ältere 2G-GSM-Netz abgeschaltet?

Das oft mit 3G-UMTS verwechselte 2G-GSM-Netz wurde bereits 1992 eingeführt und hat sich aufgrund ihrer Existenzdauer zur flächendeckensten Funktechnologie entwickelt. Flächenmäßig betrachtet deckt das 2G-GSM-Netz nahezu 100% Deutschlands ab und versorgt als Basisnetz das Land mit SMS, mobiler Telefonie und einfachen M2M-Lösungen. Der aber wohl wesentlichste Grund für die Entscheidung, dass ältere 2G-Netz zu erhalten, ist dabei der etablierte Einsatz in Notfallsystemen wie etwa dem eCall-Netz.

Die Abschaltung des 2G-GSM-Netzes als Grundversorgungsnetz hätte nicht nur zur Folge, dass viele alte Mobiltelefone vollständig funktionsuntüchtig werden würden, sondern auch dass das gesetzlich verpflichtende eCall-Netz für automatische Notrufe aus dem Fahrzeug heraus seinen Betrieb einstellen müsste und somit Menschenleben in Gefahr wären. Dieses und andere Notfallsysteme die auf 2G aufsetzen waren Anlass genug, dass zumindest Vodafone jüngst sein 2G-Netz modernisierte (Netzmodernisierung bei Vodafone).

Deshalb wird Ihr FLEETIZE-Tracker weiterhin erreichbar bleiben

Wie Eingangs erwähnt, steht bereits seit einigen Jahren im Raum, welche der obigen Funktechnologien deaktiviert werden sollen. Da lange Zeit unklar war, ob das 2G- oder 3G-Netz abgeschaltet werden soll und das 4G-Netz bis dato kein flächendeckendes Angebot lieferte, mussten wir in der Entwicklung von FLEETIZE vom schlechtmöglichsten Fall ausgehen: Dieser sah vor, dass das zwar schlechter abgedeckte, aber schnellere 3G-UMTS-Netz abgeschaltet werden wird. Somit mussten unsere Programmierer einen Weg finden, den Betrieb des FLEETIZE-Services auch im langsameren 2G-Netz mit zuverlässiger und angenehmer Leistung möglich zu machen.

Während die FLEETIZE-Tracker je nach Produktionsjahr an Orten das 3G-UMTS-Netz nutzten, wo es verfügbar war, konnte jederzeit auf das langsamere 2G-GSM-Netz gewechselt werden, wenn dies erforderlich war. Durch die Abschaltung des 3G-UMTS-Netzes wird der Betrieb nun dauerhaft im besser erreichbaren 2G-GSM-Netz erfolgen. Sie als Anwender bekommen hiervon wie seither nichts mit, da unsere Entwickler die zu übertragenden Datenpakete so klein gestaltet haben, dass die FLEETIZE-Tracker ohnehin keine großen Bandbreiten erforderten.

Wieso der FLEETIZE-Tracker nicht das modernere 4G- oder 5G-Netz nutzt

Das 4G-Netz weist bis dato nicht annähernd die Netzabdeckung des 2G-GSM-Netzes aus, sodass für eine unterbrechungsfreie Ortung grundsätzlich weiterhin das 2G-GSM-Netz bevorzugt werden muss. Existierende und einsatzfähige Modellvarianten des FLEETIZE-Tracker mit 4G- und 5G-Chip werden zum Einsatz kommen, sobald die Netzabdeckung und Kosten dies zulassen.

Durch den rasanten Ausbau des 5G-Netzes und Niedrigbandfrequenzen wird es immer interessantere Einsatzmöglichkeiten geben, die wir im FLEETIZE-Labor aktiv verfolgen und ausprobieren. Zum jetzigen Zeitpunkt ist die Nutzung des 2G-GSM-Netzes jedoch die beste Wahl.

Wie geht es weiter?

Trotz vieler Artikel und verwirrend unterschiedlicher Aussagen, ist eines gewährleistet: Sowohl unser Partner die deutsche Telekom, als auch Vodafone und O2-Telefonica sagen klipp und klar, dass es keine Pläne zur Abschaltung des 2G-Netzes gibt.

Zwar gelten weitläufig klare Richtlinien für die verschiedenen Arten von Fahrten, jedoch gilt grundsätzlich die individuelle Steuersituation die darüber entscheidet, wann der jeweilige Fahrt-Typ einzusetzen ist. Betrachten Sie nachfolgende Informationen deshalb als Richtwert und wenden Sie sich für verbindliche Aussagen unbedingt an Ihren Steuerberater - dieser kann Sie auf Ihre Steuersituation hin und die Art der Nutzung Ihres Kraftfahrzeuges im Rahmen Ihres Unternehmens individuell und vor allem verbindlich beraten.

Privatfahrt

Tipp: Im FLEETIZE-Fahrtenbuch wird jede erfasste Fahrt im Ausgangszustand als Privatfahrt angelegt und muss durch Sie aktiv in einen anderen Fahrttyp geändert werden. So ist sichergestellt, dass im Falle einer vergessenen Fahrtenbuchführung Fahrten nicht fälschlich als Geschäftsfahrten erfasst werden. Beachten Sie hierbei unbedingt die steuerrechtliche Bearbeitungsfrist von 7 Tagen - nach Ablauf dieser Frist lassen sich Fahrten nicht mehr verändern.

Anfahrt bzw. Arbeitsweg

Tipp: Interessant wird es, wenn sich Ihre regelmäßige Arbeitsstätte an Ihrem Wohnort befindet. Hier gelten besondere Vorschriften, die Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen sollten.

Tipp 2: Unabhängig der Pendlerpauschale hat das Bundesfinanzhof (BFH) mit seinem Urteil vom 6. Oktober 2011 (Az.: VI R 56/10) entschieden, dass die 1 %-Regelung nicht angewendet werden darf, wenn Sie Ihren Dienstwagen ausschließlich für berufliche Zwecke sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzten. Das bedeutet zumindest, dass der prozentuale Anteil aller Anfahrten nicht als privater Anteil gelten. Ob dies auf Ihre individuellen Steuersituation zutrifft, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.

Geschäftsfahrt bzw. Dienstfahrt

Tipp: Mit dem FLEETIZE-Fahrtenbuch haben Sie die Möglichkeit, Geschäftsfahrten von zwei unternehmerischen Tätigkeiten zu erfassen. Dies kann in einigen Steuersituationen erforderlich bzw. möglich sein. Hierzu nutzen Sie den Fahrttyp "Zweitgeschäft". Beispielsweise arbeitet Herr Schäfer Teilzeit in einem Werkzeugs-Unternehmen, als Außendienstmitarbeiter, wo er viele Kundenbesuche mit seinem Fahrzeug durchführt, welche er als Geschäfts-Fahrten deklariert. Zudem liefert er nebenbei, mit seinem Kleingewerbe, Haushaltswaren aus. Die Fahrten, die mit dieser Tätigkeit verbunden sind, weist er dann später mit dem Fahrt-Typ Zweitgeschäft aus. Somit lässt sich am Ende des Jahres wunderbar von beiden Geschäftszweigen unterscheiden.

Mischfahrt

Fahrtenbuch-Handbuch

Grundsätzlich können Sie in der Mischfahrt die Kilometeranteile in sämtliche in diesem Artikel erwähnten Fahrttypen verteilen.

Familien-Heimfahrt

Herr Friedrich wurde aufgrund einer Firmeninternen Stellenumstrukturierung in eine Niederlassung in Heilbronn versetzt. Nun arbeitet er hier von Montag bis Freitag und fährt am Wochenende nach Hause zu seiner Familie in Stuttgart. Die daraus resultierende Kosten, unter anderem natürlich auch die wöchentliche Familienheimfahrt zu dem Hauptwohnsitz, kann er am Ende des Jahres geltend machen.

Wir haben einen separaten Blogartikel hierzu für Sie verfasst:

Blogartikel

Fahrttypen automatisch zuweisen

Blogartikel