Das Fahrtenbuch und seine Fahrttypen
Anfahrt, geschäftlich oder doch privat? Welcher Fahrt-Typ ist denn nun der Richtige für meine Fahrt? In diesem Artikel finden Sie ein paar fiktive Kundenbeispiele, um die verschiedenen Fahrt-Typen besser zu verstehen und diese bei ihrer Fahrtenbuchführung ordentlich einzusetzen.
Zwar gelten weitläufig klare Richtlinien für die verschiedenen Arten von Fahrten, jedoch gilt grundsätzlich die individuelle Steuersituation die darüber entscheidet, wann der jeweilige Fahrt-Typ einzusetzen ist. Betrachten Sie nachfolgende Informationen deshalb als Richtwert und wenden Sie sich für verbindliche Aussagen unbedingt an Ihren Steuerberater - dieser kann Sie auf Ihre Steuersituation hin und die Art der Nutzung Ihres Kraftfahrzeuges im Rahmen Ihres Unternehmens individuell und vor allem verbindlich beraten.
Privatfahrt
Beginnen wir mit dem wohl einfachsten Fall: Die Privatfahrt. Diese Fahrten beziehen sich, wie der Name schon verrät, auf Ihre privaten Aktivitäten, worunter grundsätzlich alle Fahrten fallen, die nicht eindeutig dienstlicher Natur sind. Ob eine Fahrt nun privat ist, scheint nicht immer sofort klar zu sein, zum Beispiel wenn die private Aktivität während, direkt vor oder direkt nach der geschäftlichen Tätigkeit erfolgt. Hier gilt die Daumenregel: Endet die jeweilige Fahrt an einem privaten Ort (z.B. bei Freunden, der Familie oder am Supermarkt), ist diese Fahrt als private Aktivität zu betrachten. Wenn Sie sich die Frage "Setze ich mich ins Auto, weil ich was dienstliches erledigen möchte?" nicht klar mit "Ja" beantworten können, ist die Fahrt höchstwahrscheinlich privater Natur.
Tipp: Im FLEETIZE-Fahrtenbuch wird jede erfasste Fahrt im Ausgangszustand als Privatfahrt angelegt und muss durch Sie aktiv in einen anderen Fahrttyp geändert werden. So ist sichergestellt, dass im Falle einer vergessenen Fahrtenbuchführung Fahrten nicht fälschlich als Geschäftsfahrten erfasst werden. Beachten Sie hierbei unbedingt die steuerrechtliche Bearbeitungsfrist von 7 Tagen - nach Ablauf dieser Frist lassen sich Fahrten nicht mehr verändern.
Anfahrt bzw. Arbeitsweg
Eine besondere Form der Privatfahrten ist Ihre tägliche Anfahrt bzw. Abfahrt zwischen Ihrem Wohnort und dem Arbeitsplatz. Diese Art von Fahrten können von den Finanzbehörden im Rahmen der Beurteilung des geschäftlichen Nutzungsanteils des Fahrzeuges zwar grundsätzlich auch als private Fahrten betrachtet werden, jedoch besteht die Möglichkeit, diese Pendlerstrecke im Rahmen der persönlichen Steuererklärung steuerrechtlich geltend zu machen. Aus diesem Grunde sollten Sie die Fahrten entsprechend deklarieren, um diese zum Jahresende von Ihrem Steuerberater schnell ermitteln und abrechnen lassen zu können. Zu beachten gilt dabei allerdings, dass nur der Einmalweg zur regelmäßigen Arbeitsstätte geltend gemacht werden kann. Ob Sie aus diesem Grund nur den Weg zur Arbeit als "Anfahrt" deklarieren und den Rückweg als "Privat" oder sowohl beide Fahrten und die Jahressumme dann halbieren, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Tipp: Interessant wird es, wenn sich Ihre regelmäßige Arbeitsstätte an Ihrem Wohnort befindet. Hier gelten besondere Vorschriften, die Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen sollten.
Tipp 2: Unabhängig der Pendlerpauschale hat das Bundesfinanzhof (BFH) mit seinem Urteil vom 6. Oktober 2011 (Az.: VI R 56/10) entschieden, dass die 1 %-Regelung nicht angewendet werden darf, wenn Sie Ihren Dienstwagen ausschließlich für berufliche Zwecke sowie für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzten. Das bedeutet zumindest, dass der prozentuale Anteil aller Anfahrten nicht als privater Anteil gelten. Ob dies auf Ihre individuellen Steuersituation zutrifft, besprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater.
Geschäftsfahrt bzw. Dienstfahrt
Wie der Name schon sagt, gilt der Fahrt-Typ geschäftlich bei solchen Fahrten, denen ein rein geschäftlicher Zweck zugrunde liegt. Herr Müller, Außendienstler bei der Muster GmbH, fährt regelmäßig zu seinen Kunden um diese zu beraten und zu betreuen. Diese Fahrten versieht er stets mit dem Fahrttyp geschäftlich. Jedoch sind es bei ihm auch Nebentätigkeiten, wie bspw. die Beschaffung von Büromaterialien, die er im hiesigen Schreibwarenladen beschafft. Da diese zur Erfüllung seiner dienstlichen Tätigkeiten benötigt werden wählt er auch hier den Fahrt-Typ geschäftlich. Grundsätzlich muss aus diesen Fahrten eindeutig der geschäftliche Hintergrund hervorgehen, sodass die Fahrten mit einem entsprechenden Fahrtzweck zu versehen sind. Besonders bei diesem Fahrt-Typ ist jedoch zu beachten, dass die individuelle Steuersituation zu großen Unterschieden führen kann, wann eine Fahrt tatsächlich geschäftlich zu deklarieren ist. Eine Rücksprache mit dem Steuerberater ist somit auch hier empfehlenswert.
Tipp: Mit dem FLEETIZE-Fahrtenbuch haben Sie die Möglichkeit, Geschäftsfahrten von zwei unternehmerischen Tätigkeiten zu erfassen. Dies kann in einigen Steuersituationen erforderlich bzw. möglich sein. Hierzu nutzen Sie den Fahrttyp "Zweitgeschäft". Beispielsweise arbeitet Herr Schäfer Teilzeit in einem Werkzeugs-Unternehmen, als Außendienstmitarbeiter, wo er viele Kundenbesuche mit seinem Fahrzeug durchführt, welche er als Geschäfts-Fahrten deklariert. Zudem liefert er nebenbei, mit seinem Kleingewerbe, Haushaltswaren aus. Die Fahrten, die mit dieser Tätigkeit verbunden sind, weist er dann später mit dem Fahrt-Typ Zweitgeschäft aus. Somit lässt sich am Ende des Jahres wunderbar von beiden Geschäftszweigen unterscheiden.
Mischfahrt
Schlussendlich gibt es noch die Art von Fahrten, die nicht klar getrennt dargestellt werden können: die Mischfahrt. Bei einer Geschäftsfahrt ist es möglich, dass Sie einen Umweg zum Bäcker oder Supermarkt einlegen. Diese Art von Umwegen müssen aus dem geschäftlichen Anteil ausgewiesen werden.
Wir möchten Ihnen die Mischfahrt gerne an einem Beispiel erläutern: Herr Müller hat eine Fahrt vom Kunden zurück ins Büro, welche 30.7 Km beträgt. Unterwegs hält er noch schnell beim Bäcker, um sich ein Mittagessen zu holen. Der Umweg betrug 5 Km. Korrekterweise muss Herr Müller diese Fahrt nun als Mischfahrt deklarieren und den Anteil von 5 km als privat markieren. Wie eine Mischfahrt in Ihrem FLEETIZE-Fahrtenbuch angelegt wird, entnehmen Sie unserem Fahrtenbuch-Handbuch, welches Sie in unserem Hilfe-Bereich herunterladen können:
Grundsätzlich können Sie in der Mischfahrt die Kilometeranteile in sämtliche in diesem Artikel erwähnten Fahrttypen verteilen.
Familien-Heimfahrt
Wie Eingangs erwähnt, gibt es aus Sicht der Finanzbehörden ausschließlich geschäftliche und private Fahrten. Wie besagt, kann es jedoch erforderlich sein private Fahrten zu unterscheiden, um z.B. die Anfahrten für die Pendlerpauschale zu ermitteln. In diesem Kontext gibt es einen weiteren Fahrttyp: die Familien-Heimfahrt.
Herr Friedrich wurde aufgrund einer Firmeninternen Stellenumstrukturierung in eine Niederlassung in Heilbronn versetzt. Nun arbeitet er hier von Montag bis Freitag und fährt am Wochenende nach Hause zu seiner Familie in Stuttgart. Die daraus resultierende Kosten, unter anderem natürlich auch die wöchentliche Familienheimfahrt zu dem Hauptwohnsitz, kann er am Ende des Jahres geltend machen.
Wir haben einen separaten Blogartikel hierzu für Sie verfasst:
Fahrttypen automatisch zuweisen
Mit der „Meine Orte“-Funktion geht das Deklarieren von häufig angefahrenen Adressen noch schneller. Mit dieser können Sie im Vorfeld einen häufig angefahrenen Ort markieren und beim Betreten dessen die Fahrt automatisch zuordnen lassen. Mehr dazu auch in unserem Blogartikel hierzu:
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